個人事業主におすすめの電話代行サービス6選

活用事例も紹介

ビジネスにおいて、電話対応は重要です。相手に伝えたいことを過不足なくしっかりと伝えると同時に、相手の話していることをきちんと理解して業務に反映したり、伝達が必要な場合は誤りなく伝えたりする必要があります。

しかし、そもそも電話に苦手意識がある、通常業務が忙しくてなかなか電話に出ることができず、重要な電話を取りこぼししてしまうなども考えられます。こうした場合には、電話代行業者の利用を検討してみましょう。

電話代行サービスを個人事業主が利用するメリットと重要性は？

電話代行とは、かかってきた電話に対して、法人や個人事業主などの依頼主に代わって、プロが対応してくれるサービスのことです。

電話対応はビジネスにおいて重要なコミュニケーション手段のひとつです。電話対応の巧拙が、ビジネスの成否に影響を与えることもあります。こうした重要な電話対応に電話代行サービスを利用することには、下記のようなメリットがあります。

1. 取りこぼしによる機会損失が解消される

出張中、外出中、休憩中、など自分がオフィスに在室していない場合には、重要な顧客や取引先からの電話に出られないことがあります。電話に出られないことで、大切な要件を確認することができず、結果的に機会損失となってしまうことも考えられます。

場合によっては、今後の経営にも大きな影響を与えてしまうかもしれません。そこで、特定の時間だけ電話対応をしてもらうなど電話代行の機能を上手に活用することで、こうした問題を解消することが可能です。

2. 電話対応スタッフを雇用する必要がなくなる

電話対応をする人員を雇う必要がなくなる点も電話代行を利用するメリットのひとつです。使える経費が限られている個人事業主や小規模な会社にとって、電話対応専門の従業員を雇用して教育することは、重い負担となるため現実的には困難です。

仮に、電話対応専門のスタッフを採用できたとしても、退職してしまった場合には、また新たに最初から教育し直さなければなりません。しかし、電話代行サービスを利用すれば、採用や育成にかける時間を短縮できるのみならず、即戦力を手に入れることが可能です。

つまり、プロのオペレーターを導入することによって、結果的に費用対効果の改善も期待できる点もメリットです。

3. 会社の信頼を構築できる

電話代行のプロに依頼することで、会社の信頼を構築・向上できるというメリットがあります。既に教育されたプロのオペレーターを活用できることは、ビジネスマナーに則った礼儀正しい応対が期待できるだけでなく、ビジネスにおける重要な情報を正しく聞き取り正確に伝えてくれることも大きな利点です。

4. 電話対応にかかるストレスから解放される

チャットやメールでの会話は得意でも、実際に電話で話すことが苦手な人もいます。こうした人にとっては、電話そのものが負担となり、ストレスの原因になる可能性があります。また、もしお昼休みや休日にも電話をとらないといけない環境であれば、さらにストレスを感じてしまうでしょう。

場合によっては、仕事を辞める決断にまで至ることもあるかもしれません。こうした従業員に対するストレスを軽減させる目的でも電話代行サービスを活用することもメリットのひとつです。

5. 仕事とプライベートが分けやすくなる

個人事業主の場合は、私用中に仕事の電話がかかってきても対応せざるを得ない場合が多いです。仕事を受けるチャンスを失ってしまう可能性があるので、プライベートの時間を犠牲にしても電話にでなければいけない場合があります。

しかし、電話代行サービスを利用すれば、仕事とプライベートの時間を切り分ける事が可能となるので、効率的な時間の使い分けが可能です。また、適切なオンとオフの切り替えは、心身の健康にとっても大切です。

6. 効率的に業務を遂行できる

仕事が多忙になり、業務中に手が離せない場合には、自身で電話対応をすることによって集中力が途切れるのみならず、作業効率も低下します。その結果ますます手が回らなくなるというマイナスの連鎖に陥ってしまうことがあります。

こうした場合にも、電話代行サービスを利用することで、効率よく業務をこなすことが可能になります。

個人事業主が電話代行サービスを選ぶときの7つのポイント

ここでは、個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて説明します。料金が安いことも大切な要素のひとつですが、自分が使いたいサービスメニューの有無を確認することも重要です。つまり、利用料金以外に、事業内容や口コミ・評判なども総合的に考慮して選ぶようにしましょう。

1. 月額料金は事業規模に合っているか

利用料金だけで利用する電話代行サービスを選ぶことはおすすめできませんが、月額利用料金が予算内におさまっているかどうかということは重要なポイントのひとつです。自分が運営している事業の規模にマッチした料金設定となっている電話代行サービスを選択することが大切です。

事業規模よりも大きな範囲・高い水準の電話代行サービスを利用する場合には、自社には必要ないサービスに対して費用を支払ってしまうことになります。反対に、自社の事業規模よりも小さい範囲・低い水準の電話代行サービスを利用する場合には、必要なサービスを受けられない可能性があります。

また、個人事業主が事業拡大や法人化などを考えている場合には、将来の事業像を念頭に置いて、どのような電話代行サービスが必要になるのかを検討することも重要です。

2. コール数に合った課金設定がされているか

電話代行サービスは提供する会社によってさまざまな料金プランが設定されています。月額定額料金だけではなく、コール数に比例して料金が高額になるプランもあります。一定のコール数までは基本料金として、一定のコール数を超えた場合には従量制となる組み合わせプランもあります。

このような場合には、月額基本料金が低くても、コール数が増加してしまうと従量課金分がかさみ、予算額を超過してしまうおそれがあります。したがって、あらかじめコール数を予測しておくことが重要になります。

3. 提供しているサービス内容に不足がないか

電話代行サービスを提供している会社によって、提供しているサービスは異なります。そこで、各電話代行サービス業者がどのようなサービスを提供しているのかをきちんと確認して理解しておくことが重要です。

自分に必要な電話代行サービスとはどのようなものかということを事前に検討しておいて、そうしたニーズに応えてくれる会社を選ぶようにしましょう。また、同じようなサービスに見えても、実際は細かい点で相違点があったりするので、しっかりと細部まで確認しておくことが求められます。

4. 受電通知の手段は豊富にあるか

豊富な受電通知の手段があるかどうかも個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際の重要なポイントのひとつです。受電通知とは、誰からどのような電話があったか報告することをいいます。受電通知の手段としては、現在では、チャットツールが利用される場合も多いです。

チャットツールとは、PCやスマートフォンを通してリアルタイムでコミュニケーションをとることが可能なツールのことです。代表的なチャットツールとしては以下が挙げられます。

• Slack
• Microsoft Teams
• Chatwork
• LINE WORKS
• LINE

5. 口コミや評価は悪くないか

個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際には、口コミや評価が悪くないかを確認しておくことも必要です。それぞれの電話代行会社の特徴を確認することも重要ではありますが、きめ細かい対応を希望しているような場合には、費用面だけでなく多くの利用者から評価が高い電話代行会社を選ぶことをおすすめします。

また、口コミ・評価を確認する際には、匿名で評価しているか、個人名・会社名を掲載して評価しているかなどの点も、重要なポイントです。fondeskでは、会社名を明らかにした口コミが掲載されているため、信頼度が高いと考えられます。

6. すぐにサービスを利用できるか

個人事業主が電話代行サービスを選ぶ場合には、すぐにサービスを利用出るかどうかも重要なポイントです。例えば、急な出張や体調不良でオフィスを不在にするなど、自分の代わりのスタッフをすぐには用意できない個人事業主にとっては、即日でサービスを利用できるととても便利です。代行業者によっては申し込みから利用まで1週間程度かかってしまうこともあれば、わずか10分程度で即日サービス利用を開始できるサービスもあります。

ビジネスチャンスをしっかりと捕捉するためにも、利便性の高い電話代行サービスを利用することをおすすめします。

個人事業主におすすめの電話代行サービス比較表

個人事業主におすすめの電話代行サービス比較表は下表の通りです。

【厳選】個人事業主におすすめの電話代行サービス6選

個人事業主は電話代行サービスを利用することで仕事を効率的に進めることができます。ここでは、個人事業主におすすめの電話代行サービスを、6つ紹介します。

1. fondesk

株式会社うるるが運営している電話代行サービスのfondeskは、LINEやChatwork・Slackなどのさまざまなチャットサービスを通じてお客様に通知を送ることが可能です。
ネット経由で申し込むと、その日から利用することが可能です。料金体系は、基本料金＋従量制料金の組み合わせです。

具体的には、基本料金は月額10,000円で、従量料金は1〜50件目が 0円で51件目以降は 200円(電話1件あたり）となっています。他の電話代行会社の料金体系と比較し、分かりやすい料金設定となっています。

また、14日間の無料トライアルを利用することもできるので、実際に試してみてから正式に契約を結ぶかどうかを決めることができます。

＞ fondeskのサービスサイトへ

fondeskのユーザーレビュー・口コミ

2. CUBE電話代行センター

株式会社大阪エル・シー・センターが運営しているCUBE電話代行サービスは、応答後転送や即時電話連絡などのサービスの提供に特徴があります。料金体系は、シンプルプランが:月額11,000円(税込)、スタンダードプランが月額27,500円(税込)、英語対応プラン:は月額6,500円(税込)〜、となっています。

他の電話代行サービスと異なり、英語対応プランを設定しており、海外の仕事を多く取り扱っている会社にとって利便性が高いと考えられます。

＞ CUBE電話代行センターのサービスをみてみる

3. 渋谷オフィス

Jyovial, co,ltd.が運営している渋谷オフィスは、求人応募、資料請求、商品受注、などの代行サービス対応を実施しているなどの特徴があります。

料金体系は、スタートプランが月額3,000円で着信コール数20件まで、エコノミープランが月額5,000円で着信コール数40件まで、スタンダードプランが月額9,000円で着信コール数120件まで、ビジネスプランが月額15,000円で着信コール数150件まで、エグゼクティブプランが月額25,000円で着信コール数250件までとなっています。

なお、10日間の無料トライアル期間が設定されています。

＞ 渋谷オフィスのサービスをみてみる

4. BusinessCall

BusinessCallを運営しているウィズ・プランナーズ株式会社は、BPOやコールセンターを運営する会社であるため、応対品質の高さには定評があります。また、電話番号の貸出サービスを実施していたり、申し込みから利用までの期間が最短3日間である点が特徴となっています。

料金体系は、初期費用として15,000円かかりますが、スタンダードプランが月額5,5000円（税込み）で着信コール数40件まで、ラグジュアリープランが月額11,000円（税込み）で着信コール数100件まで、となっています。

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5. スマイルフォンネット

H&innovation株式会社が運営しているスマイルフォンネットは、毎回電話の声が異なると取引先に誤解を与える可能性があるため、スタッフ数名で専任のチームを組んで対応している点が特徴となっている電話代行サービスです。

料金体系は、スタートアップコースが月額3,000円（税別）で着信コール数30件まで、ライトコースが月額4,500円（税別）で着信コール数月額100件までとなっています。間違い電話や営業電話はカウントされないため、費用を抑えたい人にはおすすめのサービスです。なお、2週間のトライアル期間が設定されています。

＞スマイルフォンネットのサービスをみてみる

6. あんしん電話当番サービス

警備業界最大手のセコムのグループ会社である株式会社TMJが運営しているあんしん電話当番サービスは、営業時間外や外出時などの電話に応対します。

夜間や休日に関係なく24時間365日いつでも委託することが可能ですが、受電通知の手段はメールと電話しかありません。料金体系は、平日日中パックが月額30,000円で80コールまで、365日24時間パックが月額84,000円で30コールまで、平日夜間・土日24時間パックが月額65,000円で20コールまで、となっています。

＞ あんしん電話当番サービスのサービスをみてみる

個人事業主の電話代行サービス活用シーン

個人事業主が電話代行サービスをどのように活用しているのか具体的な活用シーンについて説明します。実際に電話代行サービスを利用してどのような効果があったのかという点も含めて紹介します。

1. 気兼ねなく出張や外出できるようになった

コンサルティングやセミナーの講師などで個人事業を営んでいる人は出張や外出が多いため、ビジネスチャンスとなる電話に出られない場合が多いです。こうした損失機会を極力減らすためには電話代行サービスの活用が効果的です。

従業員を雇う余裕がない場合でも、コストを抑えてビジネスチャンスを逃す可能性を低くすることが可能です。電話代行サービスを導入することにより、安心して出張や外出をすることができます。

2. 緊急事態にオフィスを離れても電話対応できるようになった

緊急事態が生じた場合、日中連絡が取れなくなってしまう旨を関係各所に連絡する必要があります。しかし電話代行サービスを利用していれば、一時的に対応することが可能になり、電話がつながらないことで取引先を不安にさせることもありません。

また、電話代行サービスの返答を設定しておくことにより、架電者に緊急事態で連絡ができなくなることを伝えることができます。

3. 営業電話を回避できるようになった

仕事中に営業電話がかかってくると思考が中断され業務効率が大きく低下します。できれば営業電話には出たくありませんが、かかってきた電話が営業電話かどうかはわからない場合が多いかと思います。

しかし、電話代行サービスを利用することで、仕事の邪魔となってしまう営業電話をシャットアウトすることができます。営業電話に出ることを回避できるようになり、仕事の効率性が大きく向上した個人事業主も少なくないでしょう。

4. リモート会議に集中できるようになった

電話代行サービスを利用することで、リモート会議に集中できるようになったという個人事業主も増えています。新型コロナ感染症拡大の影響でテレワークを導入する企業が増加して、個人事業主もリモート会議に参加する機会が増えています。

リモート会議の最中に電話がかかってくると、会議を中断したり、会議への集中力が落ちたりしてしまうおそれがあります。しかし、電話代行サービスを利用すれば、リモート会議の際に電話対応を任せることができ、会議に集中することが可能になります。

5. お客様対応中に席を外さなくてよくなった

個人経営のお店でスタッフが自分しかいないような場合には、電話がかかってきてもそのまま放置するか、お客様に待ってもらうしかありません。電話をかけてきた人にも来店してくれたお客さまにも迷惑をかけてしまいます。

しかし、電話代行サービスを利用することによって、電話を放置することも、来店したお客様に待ってもらう必要もなくなります。つまり、電話をかけてくれたお客様にも来店してくれたお客様にも悪い印象を与えずに済みます。

電話代行サービスを個人事業主が利用する際の3つの注意点

電話代行サービスには多くのメリットがありますが、個人事業主が電話代行サービスを利用する際には注意が必要なポイントもあります。ここでは、個人事業主が電話代行サービスを利用する際の注意点について説明します。

1. 契約するサービス内容によって対応できない事柄もある

電話代行サービスは何でも対応することができるわけではありません。電話代行サービスで対応することが可能な内容には限界があります。

例えば、電話を代わりにかけて謝罪するようなサービスは、電話代行というよりも、コールセンターの代行業者の業務となります。他にも、商品を紹介したり、資料を案内したりといったサービスには、専門知識が必要なため、電話代行のスタッフでは対応できないことが多いです。

2. 個人名は名乗りに設定できない場合がある

電話代行サービスでは、オペレーターの通話開始時に社名を名乗る設定にすることが多く、個人で名乗ることは原則できないことが多いです。また、携帯電話でも電話代行サービスを利用することが可能ですが、電話をかけた相手からすれば、かけた相手個人ではなく、別人が社名で電話口に出ることになるため、困惑させてしまうケースも考えられます。

3. 想定した予算を上回ってしまう可能性がある

電話代行サービスの料金体系は、月額基本料金に加えてコール数で料金が変動する従量課金を組み合わせている場合が多いです。、そのため想定していた予算を上回ってしまうおそれがあります。

したがって、想定予算を大きく超過することがないよう、1ヶ月間のコール数は事前に推定値でもよいので、把握しておくことが必要です。

電話代行サービスを利用する際に必須な転送設定とは？

個人事業主が電話代行サービスを利用する際に、必要となるのが転送設定です。転送設定とは、着信した電話を、あらかじめ指定した転送先の番号へ転送する設定のことです。

転送設定をする際に日数が必要な場合も多いため、事前に転送設定にどれくらいの期間がかかるのか、何が必要なのか、等を確認しておくことが必要です。

1. 固定電話から電話代行に転送してもらう場合

申込みの当日からサービスを利用できる電話代行業者であれば、転送設定の申し込みを事前にしておくことで、即日利用ができます。

ただし事前に設定していなかった場合は、電話話代行サービスを申し込んでもすぐには利用できず、別途固定電話を契約している通信会社へのを申し込みが必要となる場合が多いです。そのため固定電話への転送を希望する場合は早めに対応することをおすすめします。電話転送の設定方法を以下の記事で紹介しているのであわせてご確認ください。

>>電話転送の会社別設定方法

2. 携帯電話から電話代行に転送してもらう場合

携帯電話にかかってきた電話を代行業者に転送する場合は、申し込みは必要なく自分で設定を変更するだけでよいケースが多いです。

【携帯電話会社一覧】

最後に

個人事業主は1人で業務を行うことも少なくないため、日常的に業務に追われています。こうした状況において電話対応を自分自身でしてしまうと、本来の業務の妨げになってしまうだけでなく、電話対応ができないタイミングでの電話の取りこぼしが原因で機会損失となることもしばしばあります。

こうしたデメリットをなるべく少なくするためにも、個人事業主の方も電話代行サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。電話代行サービスの利用は仕事に集中できる労働環境を整えるために効果的な手段となります。