「電話に関する社内コミュニケーションの無駄がなくなった」と話すのは、産業用ドローンの研究開発を行う株式会社エアロネクスト・管理部の石田さん。以前勤めていた企業が電話中心だったからこそ、fondeskによって電話対応が効率的になったことを実感しているそうです。

同社はかつて、電話を全てCFOが受けるという特殊な環境だったものの、今では社員全員がfondeskの通知に対して能動的に対応しているとのこと。導入の経緯や効果について、石田さんにお話を伺いました。

役員が1人で電話対応する状況を変えたかった

電話を一次受けしてもらうことで、こんなに業務が効率化されるのかと実感しています。実は、私が入社した際にはすでにfondeskが導入されている状況だったんです。さらに、前職では電話を使うことが当たり前の文化だったため、社内で誰も電話をしないことに驚いたことを覚えています。

fondeskがあれば、誰から電話が来たのかや折り返しが必要かどうか、折り返し先の番号などすべてがSlackに届くので便利ですよね。社内ではその通知にスタンプを押し、対応を書き込むだけ。電話に関するコミュニケーションもスムーズだと感じています。

fondeskを導入する前は、代表番号にかかってきた電話をすべてCFOの携帯電話に転送していました。ところが、利用していた転送サービスが終了してしまったため、オフィスに固定電話を置くことになったんです。

しかし、弊社はリモートワークも取り入れていましたし、出張も多かった。オフィスにいても、出るタイミングを図ってなかなか出られず、電話が鳴りっぱなしの状態に。入電数も増えていたため、再びCFOの携帯電話に転送するのも現実的ではありません。そこで、CFO自らがインターネット検索で見つけたfondeskを導入することにしたんです。

たしかに、はじめは戸惑いました。しかし、仮に自社で電話を受けたとしても、社員はほとんど社内にいないので伝言することになります。それであれば、fondeskに一次受けしてもらうのが最善の策だと思うんです。

かつてはCFOが1人で電話対応をし、担当者に連絡していたといいます。それが今は、電話に出る必要もなく、伝言すべき内容がSlackで全社員に一気に通知されます。CFOも「自分の手を離れ、みんなで電話対応している感覚になり楽になった」と話していました。

「電話の当たり前」を再考。能動的に対応でき、効率化も実現

社員はさまざまな企業から転職して入ってくるため、「受付を置いて自社で電話を取ってはどうか」といった提案が上がってくることもあります。しかし逆に「受付は本当に必要なのか？」を一緒に突き詰めてみると、fondeskで十分だという結論に。前職で「あって当たり前」だったものも、よく考えてみたら必要なかったりするんですよね。

もともとSlackが社内コミュニケーションツールとして定着しているので、fondeskはすっかり社内に馴染んでいるようです。取引先など、社外の方から何かご意見が上がってくることもありません。

Slackのfondeskチャンネルには、社外と接点のある社員が全員入って通知を確認しています。部署に1人はチャンネルに入るようにしているため、通知が漏れることもありません。

基本的には「自分が対応すべき」と思ったら自分のスタンプを押し、対応を返信するルールです。もしスタンプが押されていない通知があれば、管理部から担当者と思われる人にフォローの連絡を入れます。

ブロックリストに登録すべきような営業電話は、CFOと相談してブロック。ブロックされた番号からかかってきた場合には、メールフォームを案内するガイダンスを流しているため、角も立たないと思います。

費用対効果は非常に満足しています。電話は1日に何本か必ずかかってきますし、かかってきたら誰かしら対応することになる。すると業務の手が止まってしまいますし、弊社はオンライン会議も多いので、そもそも対応できない場合が多いんです。電話を受けた人は、担当者に取次もしなければなりません。電話を受けてから取次や伝言をするまでの一連の工数を考えたら、fondeskは非常に効率的です。

さらに、fondeskを使っていると誰もが能動的に電話対応できる点もいいですよね。仮に電話が鳴っていたとしても、電話に出る人が固定されていたら能動的に取ることはありません。誰宛の電話なのかもわかりませんしね。しかし今は、Slackに届いた通知を見て、誰もが自主的に対応しています。数値には表れませんが、大きな効果だと感じています。

fondeskは便利で機能も十分。他を使う必要がない

数としては多くないのですが、海外から電話がかかってくることもあるため、日本語以外の言語にも対応してもらえるようになるとありがたいですね。また、宛先が明確な電話であれば、登録された携帯電話に転送してもらえるとさらに便利かもしれません。

いろいろと要望もお話ししましたが、今の機能で十分満足しているので、無理に他のサービスを使う必要はないと思っています。弊社の子会社にも導入しているくらいですから。

革新的なサービスが出てきたら考えるかもしれませんが、当面はfondeskを使い続けるつもりです。

基本的にはどのような業種でも合うと思います。これまで電話中心だった企業の場合、fondeskのようなサービスを導入することに抵抗を感じるかもしれません。しかし、社内コミュニケーションのためにチャットツールを使い始めている企業は多いはず。それであれば、社内で電話を受けてチャットで連絡するのも、fondeskで電話を受けてもらってチャットで通知するのも変わらないと思うんですよね。むしろ効率的に業務ができるのではないでしょうか。