個人・企業向けの家具家電サブスクリプションサービス「subsclife（サブスクライフ）」と、家具・家電をお得に買える「subsclife（サブスクライフ） オフプライス」を運営する、株式会社ソーシャルインテリアさん。

少数精鋭チームだからこそ、電話対応で業務の手を止めてしまうことが課題となっていました。fondesk導入後は、電話が鳴らないことに誰も気づかないほど、社内に一瞬で溶け込んだそう。導入の背景や効果、そしてスムーズな運用を支える社内ルール作りについて、公認会計士・有益さんとPR Manager・小宮さんに伺いました。

シンプルだけどしっかり役立つ。もう導入前には戻れない

電話が鳴るたびに作業の手が止まっていたことに課題を感じていました。1日10〜15件程度の電話でも、社員数が多くない弊社にとっては大きな負担だったんです。電話を取る人も決まっていないため、電話が鳴ると社員全員がそわそわしていました。

頻繁にかかってきているわけではないものの、ずっと電話が鳴り続けているような感覚に陥っていました。集中力は、かなり削がれますね。

私は外出して席にいないことが多いので、電話を受けてメモを残してもらう側だったんです。そのため、電話の内容をしっかり聞いてメモを書いて……という作業に時間を使わせてしまっている申し訳なさもありました。

とにかく電話を鳴らさないようにしたかったので、すごく助かっています。もし導入前の状態に戻したら、社員は想像以上の電話の数に都度驚くでしょうね。他の社員にとっても、もはや「空気」のような存在です。シンプルなサービスでありながら、大変助けられている。それがfondeskの価値だと思います。

また、かかってくる電話の内容がオープンになるので、業務の状況をリアルタイムに把握できる点もありがたいですね。

いえ、他のツールは検討していません。以前からFacebookにfondeskの広告が出てきて気になっていましたし、すでに導入している他社の方がおすすめされていたので、まずはfondeskを試してみようと有益さんに相談したんです。ロゴの可愛さにも惹かれました（笑）。

fondeskは14日間の無料トライアルもありましたし、実際に導入したあとの料金も3万円程度。試しやすい価格感だったこともあって、他のツールとの比較はせずに導入しました。使ってみて問題が出るようなら、そのときに考え直せばいいだけですから。社長も導入に積極的だったので、躊躇はなかったですね。

運用のコツは、丁寧なルール設計と人望ある社員からの依頼

fondeskのホームページがシンプルでわかりやすく、問い合わせてもスピーディーに返信してもらえたため、非常に導入しやすかったです。説明が小難しくないところもいいですね。電話回線の転送設定も、教えてもらった通りに実施すれば使えるようになりました。

実は導入初日、社員は誰も電話が鳴らないことに気づかなかったんですよ。「今日は電話が鳴らないね」ではなく、「気づいたら電話が鳴っていなかった」という感覚。これはすごいツールだなと思いました。

一瞬にして社内に馴染みましたね。もしかしたら、まだfondeskを使っていることに気づいていない人もいるかもしれません。それくらい、fondeskは社内で当たり前の存在になりました。

特定の担当者がいるわけではないので、Slackに飛んでくる通知は全員で確認するようにしています。確認したら「確認済み」のスタンプを、対応しなくていいものには「対応不要」のスタンプを押すことが基本ルールです。

すべての通知に何かしらのスタンプがついていますし、必要に応じて関係者がスレッドで会話をしている場合もあります。社員全員が、スムーズかつストレスなく運用できている印象です。事前に丁寧なルール設計をしてくれた有益さんのおかげだと思います。

私自身が実際に使うシーンを想像して考えるだけでなく、電話対応をよく行ってくれている社員にヒヤリングして要望を織り込んだことがポイントだと思います。fondeskの機能を説明したら、意外と具体的な要望が出てきたんですよね。

ルールを展開するときのポイントは、文章の中にスタンプをたくさん入れることです。硬い文章だけでは、誰も読んでくれませんから。

加えて、誰がルールを展開するのかも重要ですね。たとえば有益さんは、弊社の財務プロフェッショナルでありながら、年齢問わず社内のメンバーと交流していて、非常に人望が厚いんです。そんな有益さんがルール徹底をお願いするから、全員が気持ちよく運用できているのだと思います。

業務効率化とBCPのためにfondeskを使い続けたい

社員の名前を登録する「なまえ辞書」に人数制限があり、全員登録できなかったので、この人数が増やせるようになるといいなと思いました。ひとまず間違いやすい名前の社員を優先して登録しているので、特に問題はありませんけどね。 すっかり電話の鳴らない環境に慣れてしまっているので、急にfondeskが使えなくなったら、社内は大混乱を起こすと思います。

弊社はリモートワークが定着していますので、fondeskのようなインフラの利用状況が変わることはないでしょうね。

リモートワークをするかどうかより、有事の際に出社しなくても業務できる環境を作ることが大切だと考えているので、効率化できたものはそのまま継続したいです。その他のツールやサービスも、同じ観点で継続を検討すると思います。