ドコドア株式会社（以下、ドコドア社）は、Web・アプリの企画・制作・運用・マーケティング戦略などの総合的ソリューション事業や、SaaS事業「アプリモ」「クリエタ」「Design Storage」を手がける、新潟県に本社を持つIT企業です。地方企業ながら全国にクライアントを抱えている、現在急拡大中のドコドア社。今回はドコドア社のおふたりにfondesk導入の目的や利用感をインタビューしました。

10分に1回、電話で仕事が中断

前職の税理士法人でfondeskを利用していたので、fondeskについてはよく知っていました。使いやすいし導入も簡単だという印象を受けていましたね。

ドコドア社に転職して新潟の本社で働いたときに、電話が絶え間なくかかってくることに衝撃を受けました。前職で様々な会社のオフィスにお邪魔することもよくありましたが、それらと比較しても数が多くて。10分に1回は鳴っていましたね。0120のフリーダイヤルを使っているのもあって、電話がまだまだ主要な連絡手段の一つとなってました。

電話を取っているのはバックオフィス担当で、ほとんど塩手さんが取っています。塩手さんの仕事の時間が電話に奪われて、本来の業務ができていないことに危機感を抱きました。そこで、fondeskの導入を提案したんです。

経理など細かい作業をしているときに電話が鳴ると、集中力が途切れてしまいます。3分の電話でも集中力を考えると5分はロスしてしまっているイメージです。

とはいえ誰かが電話を取らなければならないし、電話代行サービスの存在は知っているけれども、手続きが面倒くさそうだなと思っていました。 見積もりをして、稟議を通してという手間を考えると、ただでさえ忙しいのに手を付ける気にはならなくて。私が犠牲になるのは仕方ないなと諦めていました。コロナ禍で地方の企業でもテレワークが進んでいるとニュースで見ていても、電話対応があるから私には縁がないと考えていましたね。

地方の企業は同じような状況のところも多いと思います。当社も、ペーパーレス化やノーハンコなど取り組んではいましたが、まだまだデジタル化が進んでいませんでした。この状況を目の当たりにしたときに、なんとかしなければと思いましたね。

幸運なことに、弊社の社長の本間は業務効率化のためにシステムを導入することにためらいがありませんでした。電話を取っているのが塩手さんと私を含めたバックオフィス3人なのもあって、周りからは特に反対もなく導入できました。

データの把握で社内の意識改善にもfondeskが活躍

業務効率が格段に変わりました。電話に集中力を奪われないのがいいですね。非常に助かっています。

営業からの評判もいいですね。営業の社員には携帯電話を配布しているものの、新規対応やHPの修正依頼などは代表電話にお電話いただくことがあります。fondeskの報告を確認して、準備が整ってからかけ直せるのが便利、という声が上がっています。

また、社員全体の意識も変わってきていると思います。 これまで、電話が1日何件あるのか、その内容は何かなど、詳細なデータを取ったことはありませんでした。しかしfondeskを導入したことで、営業電話がかなりの割合を占めていることがわかりました。 電話のデータが可視化されることで課題も明確になり、例えば0120を辞めようとか、HPへの掲載を辞めようとか、社内からさまざまな提案が出るようになりましたね。私たちバックオフィス担当としては、「電話の検討」という新しいタスクができてしまったわけですが、嬉しい悲鳴ですね(笑)。

会社の経営管理という点でも、fondeskを利用して良かったなと思います。これから現状をさらに把握し、どう改善をすべきか検討を重ねていきたいと考えています。

他の業務効率化も推進していきたいですね。freeeの導入や契約書類のクラウド化など徐々に進めていますが、まだまだアナログなところが残っています。塩手さんが完全在宅で仕事できるレベルにデジタル化を進めたいです。

デジタル化が進むと、業務が楽になるのを実感しています。契約書をすべて紙で保管していた頃は、営業から要望があると、倉庫中を探し回っていました。それがすごく大変で… 今では必要な資料をクラウド上で探して、URLを送付するだけなので、かかる時間が段違いです。 ドコドア社ではアナログな仕組みが当たり前だったので特に疑問を感じていませんでしたが、業務効率化のためにデジタル技術を導入することの意義を実感しています。

もっと早くfondeskを導入したらよかった

導入前の情報がもっと整っていると嬉しいですね。たとえば「導入〇分でできます」とか。導入前に見積もりや工数を報告しなければならないのが手間で、どうしても後回しになりがちです。稟議を通しやすくするコンテンツがあるといいなと思います。

実際はチャットワークとの連携だけで、僕がちゃちゃっと終わらせることができたからね(笑)

勝手に手続きや設定が面倒くさいものだと思い込んでいました(笑)。知っていたらもっと早く導入したかったです。

それと、あえてあげるとしたら簡単な個別対応をお願いしたいですね。今まで取材を申し込む方などはフォームに誘導していました。そういった案内ができると便利かなと思います。

営業電話の数を把握するだけでも価値がある

インターネット上に電話番号を公開している企業は使うべきだと思います。どれだけ営業電話があるのか、把握する意味でも価値はあります。

人件費を考えても、電話に取られる労力を考えればお得だと思いますね。電話がまだまだ主流の地方ではなおさら、必要としている企業は多いと思うので周りにも勧めていきたいです。