挑戦する文化を大事にし、自由で革新的な働き方を掲げるFCLコンポーネント株式会社では、テレワーク移行とともに固定電話を全面廃止。10部署10回線でfondeskを導入し、テレワークでも支障のない電話対応が可能になったといいます。

同社総務担当者様に、fondeskを導入する前の課題や、導入して良かったことなどを伺いました。

fondeskで電話対応全体のフローを効率化。テレワーク下で集中できる環境が整った。

まず電話対応によって、集中力が途切れないというのは良かったと思います。 私は以前、大代表の電話を受けていたことがあったのですが、毎日営業電話が多くて。「昨日かかってきてお断りしたのに、今日もまた…」なんてこともあったんです。 電話対応をすることで作業を中断したり、集中力が途切れたりというのは効率的ではないですよね。fondeskを入れて電話が鳴らないというのは、良かったと思います。

また、電話対応自体がとても効率的になったと思います。 これまでは電話に出た人がメールや紙のメモを渡すという形で電話の要件を伝えていましたが、fondeskはメールで通知。誰が対応すべきどんな要件なのかということが一目でわかります。

さらに、電話に出る人がどうしても偏ってしまって、負荷がかかってしまう傾向でしたが、その点も解消しました。電話対応全体フローの効率化ができたと思います。

当社にかかってくる電話は、お客様や特約店、役所関係が多いんですが、今のところ問題なく運用できています。専門用語などもきちんと聞き取ってくださっていますし、社内でも大変好評です。

「手続きのスピーディーさとコストが決め手」 固定電話廃止で電話フローの構築は急務だった。

テレワークの際、電話対応がどうしても課題になります。 当社では、2020年11月の本社ワンフロア化を機に、オフィスを2フロアから1フロアに縮小することになりました。固定電話はすべて廃止し、社員には携帯電話を配布することになったのです。

そうなると、固定電話の回線を誰かが受電しなければならないけれど、1人の人が取るというのも現実的ではないと思いました。 もともと大代表の電話は電話の一時受けサービスを入れていた時もあって、運用上問題はありませんでした。それならば、これを機に各部署の電話番号にも電話代行を入れようと。

インターネットでいろいろと調べていたら、fondeskのサービスを見つけました。

1フロア化するにあたって、工事の日程が決まっていたので、とにかく急いで決めなければならなかったんです。fondeskは、導入前に打合せの必要もありませんし、ネットでの申込で簡略に利用開始ができるというのは良かったと思います。

また、初期費用がかからず、継続コストが非常に安いことも導入の決め手になりました。

現在社内の10回線でfondeskを契約しています。運用としては、各回線の部署でfondeskからの報告をメールで受け取り対応を引き継ぐ形を取っていて、全体の管理は私が行っています。

ほとんどなかったですね。fondeskの導入が固定電話廃止と一緒のタイミングだったことで、多くの社員の方が受け入れやすかったというのもあると思います。

電話の対応が遅くなるのではないか、海外からの電話は大丈夫なのか、といった声も一部ありました。 でも、使ってみて非常にスムーズで、今のところは問題なく使えています。

fondeskは日本語のみの対応ですが、そもそも海外からの英語の電話は、社内運用でも英語対応できる人が取らないと対応する事はできません。 発信者番号等からお電話口の方を特定し、折り返しのご連絡をする対応をしています。

当社ではfondeskの他にも電子決裁システムを入れ、テレワーク環境を整えています。紙文化やこれまでのやり方を変えるというのは課題も多いですが、得られるメリットも大きいですね。 たとえば、当社は長野にも拠点があるのですが、テレワークの推進により拠点間の垣根が低くなくなったように感じます。部署が統合され、フレキシブルにメンバー配置ができるようになったので、場所にしばられない働き方が可能になりました。

当社のようなBtoBの会社でも問題なく運用できていますので、どんな企業でも使えると思います。 中には「電話代行って大丈夫なの？」と思われる方もいるとは思いますが、実際使ってみてとてもスムーズなので、ぜひおすすめしたいです。