「fondeskのオペレーターさんは税務署からの大事な伝言をしっかりとメモし、Chatworkに残してくれる。後からメモを確認しながら作業ができるのは、本当に助かっています。電話対応の効率化だけじゃないメリットがありましたね」そう語るのは、税理士法人青山パートナーズの水野さん。

同事務所は、創業から上場まで、企業ステージに合わせた一気通貫のシームレスな会計・税務・経営管理を支援しています。

テレワーク移行をきっかけに、fondesk導入を決めたという同事務所では、3コールで取れなかった電話をfondeskに転送するという運用を行っています。fondesk導入の経緯や使って良かったことなどを伺いました。

「fondeskの成果は、電話の効率化だけじゃない」Chatworkの伝言を見直し、より丁寧な対応が可能に。

一番助かっているのは、Chatworkに税務署からの伝言や依頼事項が全部残ることです。メモを見ながら対応できるので、間違いなく進められます。 3コールで取れない電話をfondeskに転送するように設定していますが、税務署からの電話で取れないものは全部fondeskに通してもいいかなと思うくらい（笑）。Chatworkへの連携は、非常にありがたいですね。

もちろん、電話対応の負担も減りました。

2020年春頃からコロナ対応でテレワークをはじめたものの、交代で出社している一部のメンバーに電話対応が集中してしまうという課題がありました。出社しているメンバーの役割は、事務所にしかない書籍で規定を確認するなど、在宅しているメンバーのサポート。少しでも割愛できることはないかと考えたとき、電話を外部に依頼しようという話になったのです。

fondeskのおかげで、集中して作業に取り組めるようになりました。 電話の取り逃しがなくなったので、心理的にも安心です。

こんなことを言うとfondeskのまわし者みたいになってしまいますが（笑）、fondeskを導入したメリットはあっても、デメリットは見当たりません。

「外部の人が電話に出て大丈夫？」は無用の心配。思った以上にスムーズで、伝言の聞き取り精度も高い。

当事務所では、実はもともとそんなに電話は多くなかったんです。1日15〜20件、月300件くらい。ですから、「全部の電話をお願いしても、このくらいの金額ならいいか」と思えたというのがfondeskを選んだ理由のひとつです。

他社の秘書サービスなども検討したのですが、かなり高額でそこまでかける必要性は感じなかった。圧倒的にコストパフォーマンスが高く、我々の規模にちょうど良いのがfondeskだったというわけです。

それから、当初外部オペレーターが電話を取り、それを担当宛に転送してくれるようなサービスをイメージし、探していたんです。 ところが、fondeskを知り調べてみると、Chatworkと連携しそこに情報を流してもらえると。

所内の人数は、税務会計が17名、社労士が3名。みんなで共有できるのがいいんじゃないかと思いましたね。社内ですでにChatworkを使っていたので、これが決め手になりました。

当事務所に電話してくる方はお客様以外に、税務署、各自治体関係の方が多いです。 当初、いきなり違う人が電話に出てお客様が抵抗を感じないのか、専門用語もある中で正しく伝言は伝わるのかといった不安はありました。

ただ、実際に使ってみると意外と抵抗がないようで、問題なども上がってきていません。専門用語に関してもきちんと聞き取り、伝言してくださっています。間違いもほとんどありません。 むしろ業界の方ではないのに、よくここまで聞き取れているなと感心しています。これは良い意味でのギャップでしたね。

“意識的に集中できる時間”はやっぱり必要。小～中規模の士業事務所に、fondeskをすすめたい。

所内で相談は必要ですが、私としてはもう少し利用時間を増やしても良いのではないかと思っています。

以前読んだ本に書いてあったのですが、ある企業で13～15時の間は集中タイムとし、決まったスタッフしか電話に出ない取り組みをしていたそうです。これにより生産性をあげようということですね。それがずっと記憶に残っていたんです。

我々もパソコンに向かって申告書を作る、作業的な業務も多いです。 ですから、営業などの対人コミュニケーションではなく、個人で作業に集中する時間を設けてもいいんじゃないかと思います。 これから確定申告で作業が増える時期でもありますので、検討してみたいですね。

また、fondeskを導入するまでは、お客様の会社名や名前を覚えるために若手が電話に出るという慣習がありました。 電話をとって付箋で伝言をしてくれるのですが、付箋って書くのも大変ですよね。たまに大きな付箋が2枚になっていたり、明らかに書き直したんだろうと思えるものもあったり。きれいに書かなくちゃいけないという気持ちは嬉しいですが、本来の業務効率は下がりますし、ゴミも増える。

振り返ると、fondeskをもっと早くに利用しておけば良かったと思います。

士業の事務所、特に小~中規模の事務所にはおすすめです。士業の事務所の懸念事項は、お客様にご理解いただけるかという点と、業界の専門性が高いという点だと思います。

ただ、我々も十分問題なく使えていますし、お客様は長いお付き合いの方々が多いので、一度仕組みを知っていただければ大丈夫と考えています。

また、税務署や自治体などの電話については、fondeskからの通知がメモとして非常に役立っています。電話番号や内線番号もしっかり記載してくださり、スマホからタップすればそのまま電話がかけられる。fondeskを使う上で、業界的なハードルは感じませんね。

前職の事務所では営業電話も非常に多かったので、そういう事務所ではさらに効果が出ると思います。

あとは、ビジネスチャットを使っている会社にもおすすめですね。当事務所でも、もともとChatworkを使っていたので、そこに乗ってくるサービスというイメージで、抵抗はありませんでした。ぜひおすすめしたいです。