株式会社ベーシック（以下「ベーシック社」）は、Webマーケティングメディア「ferret」や、オールインワンマーケティングツール「ferret One」、その他複数のメディア事業を運営する、2004年設立のITベンチャー企業です。

会社設立から15年が経過し、社員数は約130名。ベンチャー企業の中では会社規模も大きいベーシック社は、どのような目的でfondeskを導入したのか。fondeskの導入推進をした２人にお話をうかがいました。

主催コミュニティ内の評判を参考にして導入。当たり前の仕事を見直すきっかけに。

とにかく代表電話に掛かってくる電話の件数が多いことですね。その上、結局そのうちの8割～9割は営業電話だったので、それだけでかなりの不要な対応工数を取られていました。

弊社の場合、サイト上は各サービスごとのお問い合わせ窓口しか番号としては掲載していないのですが、会社設立からそれなりに経っていることもあり、過去の情報から番号を見つけて掛かってくるパターンが多いようです。

最初にfondeskを見かけたのはTwitterのタイムラインでした。LIGブログのfondeskの紹介記事で、かなり興味を惹く内容だったので、私たちが運営する「経営企画コミュニティ（#経企コミュ）」で、既に導入しているユーザーの方に使用感を聞いてみたんです。そしたらかなり評判がよくて。最終的にはコミュニティ内ですでに使用していた他社の方の紹介で導入しました。

代表電話の対応を完全に委託することって、結構大胆な選択だと思うんですよ。ですので、実際に導入して起きる問題やネガティブな点がないか等を聞いていました。

ただ、結果的には、聞いても特にネックになりそうなことは出てこなくて、すんなり導入に踏み切ることができました。

受電報告のおかげで、社内に対応依頼しやすくなった。

他部署への電話取次が非常に楽になりました。そもそも電話に出なくていいっていうのは当然便利なんですけど、「誰から・誰に・どんな用件」という内容を書き起こしてテキストで通知してくれているのは非常にメリットに感じています。

私たちはSlackで通知を受け取っているんですが、社内に共有するときは通知のリンクと共に宛先の人に知らせるだけなので、いちいち「書き起こして伝える」手間が省けました。

総務グループでは、私の前任者がたくさん電話を取っていました。例え営業電話だとしても、電話に出るのが業務の一部でしたし、すごくチームにストレスがある状態でした。

fondeskを導入してから、営業電話に出ないといけないという精神的負担が減りましたし、必要なものだけをしっかりと対応できるという便利さを実感しています。

これはまだ効果が明確に見えている訳ではないですが、fondeskがあることは「社員のリテンション」にも効くと思っています。

総務では過去にもアシスタントのアルバイトを雇っていたんですが、電話対応やスキャニングのような単調だけど時間がかかる業務が多いことから、あまり長くは続かないことが多かったんです。

fondeskの導入により不要な電話への対応がなくなり、もっと生産的な業務を任せることができれば、より総務の仕事にやりがいを持って働き続けてもらえるんじゃないかと思ってます。

はい、今もいくつか改善を進めている最中です。

先ほども少し触れましたが、弊社の総務グループでは、「時間をかけたくはないがやらなければいけない2大業務」がありました。1つ目が「代表電話の対応」、2つ目が「契約書のスキャン」です。

代表電話の対応はこの度fondeskに切り替えましたが、実はもう一方のスキャンも、代行を行える他社サービスの導入を決定しています。

いえいえ、まだ片付けなければいけないことはたくさんあります(笑)。 名刺発注やPCレンタル手配、出張手配など…。

こういう発注系の手続きは依然アナログなものが多いので、どうにか負荷をなくせないかとまだまだ改善中です。

NG電話リストの機能があったらいいなと思います。例えば、受信履歴のところにチェックボタンがあって、「これは営業電話だから取り次がない」と設定できたら便利だなと思います（※編集者注）。

他にも明らかに間違い電話の場合、弊社では対応しないことが多いため、オペレーターさんに何回も出ていただくことがあるようです。そういうときには「間違い電話です」と教えてあげたいですね。間違い電話と分かれば受けてもらわなくても良いので。

結構発信者の方が怒ってるときもありますしね。こちらでは何もしてあげられなくて忍びないなって思います。何かメモだけでも残してあげたいと思います。

現状はスタートアップへの導入が多いイメージがありますが、弊社のような100名以上の規模の企業にもオススメできると思っています。

営業電話をそもそも取らなくていいというのはもちろんなのですが、会社の規模が大きくなるにつれ手間が増えるのが、営業電話ではなく代表に掛かってきた電話の他部署への取次で、fondeskは、この取次の際の電話内容の書き起こしが自動的に出来上がっているという点を、非常におススメしたいですね。

これくらいの規模の会社になると特に、「代表電話は総務などのコーポレートが出るもの」が当たり前になっているところが多いと思いますが、その当たり前を見直し効率化できれば、コーポレート人員の負荷を下げられる余地はまだまだあるということをぜひ知ってほしいですね。