導入事例
Case

株式会社ソーシャルインテリア
fondeskは空気のような存在。導入前の丁寧なルール整備が、スムーズな運用のカギ

社名
株式会社ソーシャルインテリア
業種
小売
従業員数
30名
受電件数
約160件 / 月

個人・企業向けの家具家電サブスクリプションサービス「subsclife(サブスクライフ)」と、家具・家電をお得に買える「subsclife(サブスクライフ) オフプライス」を運営する、株式会社ソーシャルインテリアさん。

少数精鋭チームだからこそ、電話対応で業務の手を止めてしまうことが課題となっていました。fondesk導入後は、電話が鳴らないことに誰も気づかないほど、社内に一瞬で溶け込んだそう。導入の背景や効果、そしてスムーズな運用を支える社内ルール作りについて、公認会計士・有益さんとPR Manager・小宮さんに伺いました。

(写真右から)PR Manager 小宮さん、公認会計士 有益さん
fondesk導入前
  • 電話がかかってくるたび作業の手が止まり、集中力が削がれていた
  • 伝言メモを書く時間を使わせることに対して、申し訳なさを感じていた
fondesk導入後
  • 電話が鳴らなくなって業務効率が上がった
  • 入電通知を見て、社内の業務の様子をリアルタイムに把握できるようになった
シンプルだけどしっかり役立つ。もう導入前には戻れない
- もともと電話に対してどのような課題をお持ちだったのでしょうか?

小宮さん

電話が鳴るたびに作業の手が止まっていたことに課題を感じていました。1日10〜15件程度の電話でも、社員数が多くない弊社にとっては大きな負担だったんです。電話を取る人も決まっていないため、電話が鳴ると社員全員がそわそわしていました。

有益さん

頻繁にかかってきているわけではないものの、ずっと電話が鳴り続けているような感覚に陥っていました。集中力は、かなり削がれますね。

小宮さん

私は外出して席にいないことが多いので、電話を受けてメモを残してもらう側だったんです。そのため、電話の内容をしっかり聞いてメモを書いて……という作業に時間を使わせてしまっている申し訳なさもありました。

- fondesk導入後、その課題は解決されましたか?

有益さん

とにかく電話を鳴らさないようにしたかったので、すごく助かっています。もし導入前の状態に戻したら、社員は想像以上の電話の数に都度驚くでしょうね。他の社員にとっても、もはや「空気」のような存在です。シンプルなサービスでありながら、大変助けられている。それがfondeskの価値だと思います。

また、かかってくる電話の内容がオープンになるので、業務の状況をリアルタイムに把握できる点もありがたいですね。

- fondesk以外の電話代行ツールも検討されたのでしょうか?

小宮さん

いえ、他のツールは検討していません。以前からFacebookにfondeskの広告が出てきて気になっていましたし、すでに導入している他社の方がおすすめされていたので、まずはfondeskを試してみようと有益さんに相談したんです。ロゴの可愛さにも惹かれました(笑)。

有益さん

fondeskは14日間の無料トライアルもありましたし、実際に導入したあとの料金も3万円程度。試しやすい価格感だったこともあって、他のツールとの比較はせずに導入しました。使ってみて問題が出るようなら、そのときに考え直せばいいだけですから。社長も導入に積極的だったので、躊躇はなかったですね。

電話を取り次いでくれる人にかかる負担に申し訳なさを感じていたという小宮さん
(写真:©lotsful)
運用のコツは、丁寧なルール設計と人望ある社員からの依頼
- 導入する際、難しさやわかりにくい部分はありませんでしたか?

有益さん

fondeskのホームページがシンプルでわかりやすく、問い合わせてもスピーディーに返信してもらえたため、非常に導入しやすかったです。説明が小難しくないところもいいですね。電話回線の転送設定も、教えてもらった通りに実施すれば使えるようになりました。

- 導入後、社内の反応はいかがでしたか?

小宮さん

実は導入初日、社員は誰も電話が鳴らないことに気づかなかったんですよ。「今日は電話が鳴らないね」ではなく、「気づいたら電話が鳴っていなかった」という感覚。これはすごいツールだなと思いました。

有益さん

一瞬にして社内に馴染みましたね。もしかしたら、まだfondeskを使っていることに気づいていない人もいるかもしれません。それくらい、fondeskは社内で当たり前の存在になりました。

- どのようなルールで運用されているのでしょうか?

有益さん

特定の担当者がいるわけではないので、Slackに飛んでくる通知は全員で確認するようにしています。確認したら「確認済み」のスタンプを、対応しなくていいものには「対応不要」のスタンプを押すことが基本ルールです。

小宮さん

すべての通知に何かしらのスタンプがついていますし、必要に応じて関係者がスレッドで会話をしている場合もあります。社員全員が、スムーズかつストレスなく運用できている印象です。事前に丁寧なルール設計をしてくれた有益さんのおかげだと思います。

- 運用ルール作りは、fondesk活用において大事なポイントだと感じています。ルール作りのコツがあれば教えてください。

有益さん

私自身が実際に使うシーンを想像して考えるだけでなく、電話対応をよく行ってくれている社員にヒヤリングして要望を織り込んだことがポイントだと思います。fondeskの機能を説明したら、意外と具体的な要望が出てきたんですよね。

ルールを展開するときのポイントは、文章の中にスタンプをたくさん入れることです。硬い文章だけでは、誰も読んでくれませんから。

小宮さん

加えて、誰がルールを展開するのかも重要ですね。たとえば有益さんは、弊社の財務プロフェッショナルでありながら、年齢問わず社内のメンバーと交流していて、非常に人望が厚いんです。そんな有益さんがルール徹底をお願いするから、全員が気持ちよく運用できているのだと思います。

導入後、有益さんによって実際に社内に展開された運用ルール
業務効率化とBCPのためにfondeskを使い続けたい
- fondeskに対する改善要望や期待することはありますか?

有益さん

社員の名前を登録する「なまえ辞書」に人数制限があり、全員登録できなかったので、この人数が増やせるようになるといいなと思いました。ひとまず間違いやすい名前の社員を優先して登録しているので、特に問題はありませんけどね。
すっかり電話の鳴らない環境に慣れてしまっているので、急にfondeskが使えなくなったら、社内は大混乱を起こすと思います。

もうfondeskがない状態は想像できないと語る有益さん
- 現在はリモートワークを実施されていると思います。今後、オフィスへ出社するようになってもfondeskを使いたいと思いますか?

有益さん

弊社はリモートワークが定着していますので、fondeskのようなインフラの利用状況が変わることはないでしょうね。

小宮さん

リモートワークをするかどうかより、有事の際に出社しなくても業務できる環境を作ることが大切だと考えているので、効率化できたものはそのまま継続したいです。その他のツールやサービスも、同じ観点で継続を検討すると思います。

- 常に働きやすさを追求されていらっしゃるんですね。運用ルールの作り方についても、他のfondeskユーザーの方々の参考になると思います。学びのあるお話をありがとうございました!
株式会社ソーシャルインテリア

オフィスの空間・家具、手間やコストの悩みは多いです。subsclife(サブスクライフ)は、内装はもちろん、600ブランド11万種から家具コーディネートを提案。
新品デザイン家具を月額利用料で利用できるので、家具導入時の初期費用を大幅に削減し、新しい空間の総合コーディネート支援を行っています。契約終了後は、回収を行い良い家具を長く使い、埋め立て地行きになる家具を削減する社会づくりを目指しています。

Bizer株式会社

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取り逃しをなくして電話の悩みを根本解決できた

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ドコドア株式会社

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電話が鳴らない快適さを実感。fondeskは少数精鋭企業の強い味方

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株式会社ソーシャルインテリア

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fondeskの便利さは「導入すればすぐにわかる」。営業や求人への反響にもタイムリーな対応が可能に

はやし総合支援事務所

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DN Technology & Innovation株式会社

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ffondeskはSlackと一体化したインフラ。電話対応の煩わしさもなく、ストレスフリーに利用できる