広告運用代行からWebサイト制作、さらには情報メディアの運営まで、デジタルマーケティングを軸に幅広い事業を手がけるインターグ株式会社。テレワーク導入によって、出社する社員に電話対応の負担が偏ることや、そもそも電話で業務が中断されて効率が落ちることに課題を感じていたといいます。

電話代行サービスを探す中で「管理ツールをSlackに一元化したい」と考えてfondeskを導入。電話対応の時間が削減でき、社員の負担を減らすことができたそうです。「fondeskはメリットしかない」と話す同社代表の那須さんに、fondesk導入の経緯や感想を伺いました。

fondeskで業務効率が向上し、電話対応の無駄に気付けた

当社は営業電話が非常に多かったので、その対応が不要になったことが大きなメリットだと感じています。社員からも「電話対応で仕事が中断されることがなくなって良かった」という声が上がっています。

電話の相手や内容をSlackに通知してもらえるので、どのような電話がかかってきていたのか把握できるようになった点も良かったですね。fondeskを導入したことで「代表電話にかかってくる電話のほとんどが営業電話」だと分かり、これまでの電話対応の時間がいかに無駄だったか気付けました。

お付き合いのある企業の方から電話がかかることもあるのですが、「電話対応の感じがとてもいい」と言ってもらえたことがあります。fondeskだと電話対応を専門にしているオペレーターさんが丁寧に対応してくださるのでありがたいですね。

全社的にテレワークに移行したことがきっかけです。これまでは主に総務のメンバーが電話を受けていましたが、テレワークを始めてからは、出社している営業メンバーが対応するようになりました。電話対応の負担が偏った結果、業務に支障が出るようになったのです。

そこでまずは、携帯電話をレンタルして代表電話を転送し、総務のメンバーが在宅で電話対応できるようにしました。 しかしその方法でも、総務のメンバーが電話対応に時間を取られることは変わりません。

電話対応工数を削減するために何かいい方法がないか探したところ、fondeskを見つけて導入することにしたのです。

fondeskは業務を効率化させる「メリットしかないツール」

Slackに通知してもらえる点が他のサービスに比べて使いやすそうだと思い、fondeskに決めました。 普段から社内コミュニケーションツールとしてSlackを利用しており、テレワークを機に勤怠管理などのさまざまなツールをSlackに連携させていたところだったのです。 fondeskは、そのような当社の方針にマッチしたサービスでした。

fondeskは社員にとってメリットしかないツールですので、反対は一切ありませんでしたね。そもそも、私が「電話対応の時間は無駄だな」と感じていたので、効率化するために導入を主導したのです。

Slackの総務メンバー用チャンネルにfondeskの通知が届くようにしています。 営業電話が多いので、基本的には総務で対応するかブロックリストに登録します。 他の誰かが対応する必要があれば、総務からその人にメンションを飛ばして依頼する仕組みです。

当社は電話転送サービスを利用してfondeskに転送しているので、2コールまでは会社の固定電話が鳴るようになっています。そのため、直接受けたい場合は転送される前に電話を取っています。

これからもワークスタイルを問わずに使い続けたい

特に思いつかないですね。十分満足して使わせていただいています。 少しずつ改善や機能追加されているので、使いやすくなっている印象です。 オペレーターさんからの通知で、宛先の名前が違っていることはたまにありますが、判別できるレベルなので困ることはありません。

特定の番号を着信拒否できる「ブロックリスト」機能が気に入っています。何度も営業電話をかけてくるようなところをブロックリストに登録すれば、対応の手間が省けるので助かります。

テレワークを導入している企業なら、どの業種も合うと思います。 Slackをメインのコミュニケーションツールに使っているようなIT企業などは、特に相性がいいのではないでしょうか。知人にも「fondeskというツールを導入した」と紹介すると、「それいいね」と好評なんですよ。

社員の困りごとを解決しつつ業務の無駄を排除できるので、仮にテレワークをしなくなっても、当社はfondeskを使い続けたいです。